El propósito del presente documento es establecer el alcance, modalidad, tiempo de respuesta, priorización y el nivel de servicio de soporte y de gestión de requerimientos que OKVET SAS. se compromete a brindar a sus clientes. De acuerdo a estos parámetros se hará la evaluación, medición, control y seguimiento del servicio prestado.

SOPORTE

Es el medio que OKVET SAS. brinda a los clientes para la gestión de los problemas, inquietudes y fallas, relacionadas con aspectos específicos de manejo y operación de las aplicaciones adquiridas a la compañía; buscando garantizar que los aplicativos funcionen de acuerdo a las especificaciones con que fueron desarrollados; las cuales se encuentran en actualización constante.

La gestión de las solicitudes de soporte, abarca desde que se recibe la solicitud y se evidencia la existencia de un problema con los productos, hasta que se emite respuesta dentro de los tiempos máximos establecidos en el presente documento, en cuanto a defectos y soportes. En el evento que la gestión de un caso requiera de mayor tiempo, se notificará al cliente.

Cualquier otro alcance no incluido en el presente ítem ni excluido en el siguiente, no se encuentra dentro del servicio de soporte.

El presente acuerdo de nivel de servicio es aplicable a cualquiera de los servicios prestados por OKVET SAS: okvet.co, okpet.app

LO QUE NO INCLUYE EL SERVICIO DE SOPORTE.

Los siguientes servicios no están incluidos dentro del alcance del servicio de soporte, prestado por la compañía:

Capacitación en los diferentes módulos:
En el evento que el cliente tenga cambios de personal es su responsabilidad garantizar que han recibido el entrenamiento en los módulos a operar.

Este entrenamiento es brindado como servicio adicional a través de una capacitación externa con personal calificado de nuestra compañía o a través de los diferentes medios dispuestos como videos, manuales etc.

Igualmente, en cada actualización del sistema se notifica vía email el cambio y la documentación disponible referente a la mejora. En caso de requerir capacitación sobre las nuevas funcionalidades debe solicitarse a la unidad de entrenamiento de OKVET SAS. En el correo electrónico servicioalcliente@okvet.co

Consultoría en procesos:
Si el cliente no tiene procesos documentados y establecidos, es su responsabilidad hacer el levantamiento y documentación de los mismos. La implementación y uso de un sistema puede generar cambios en los procesos, siendo responsabilidad del cliente, evaluar el impacto de la implementación del software frente a sus procesos.

Soporte en el Sistema Operativo:
Soporte de Hardware
La instalación, configuración, soporte preventivo, correctivo de los equipos de cómputo, impresoras y dispositivos asociados donde se utilice el sistema.

Soporte de Software de terceros:
La instalación, configuración y soporte en software de terceros, incluidos los antivirus o los daños por la ausencia de estos.

Soporte de Red:
La instalación, configuración física, lógica y cableado.

Desarrollo de requerimientos:
El desarrollo de nuevas funcionalidades en los diferentes módulos del software deben ser solicitadas en el formato de requerimientos, para realizar la evaluación sobre factibilidad, tiempo de entrega y costo.

Para mayor información consulte la sección Requerimientos del presente documento.

Módulos que no entran a producción:
Si al finalizar las actividades de implementación existen módulos adquiridos por el cliente que no han entrado a producción, no se prestará el servicio de soporte sobre ellos, hasta tanto el área de Servicio al Cliente de OKVET SAS no valide la capacidad de uso por parte del cliente, a través de la realización de una lista de chequeo.

SOLICITUD DEL SERVICIO DE SOPORTE.

El servicio de soporte se brinda a los clientes Personas naturales o jurídicas, que han adquirido legalmente cualquier módulo o sistema de información con OKVET SAS. y se encuentren a paz y salvo con el área de cartera de la compañía. Es requisito que el usuario que realiza la solicitud de soporte se encuentre debidamente capacitado.

En el caso de las solicitudes relacionadas con la base de datos, se gestionarán únicamente aquellas que se reciban del personal autorizado por el representante legal del cliente y con acuerdo de confidencialidad firmado.

Modalidad:
La forma como se genera un servicio es a través de ticket de soporte mediante la plataforma dispuesta por OKVET SAS. ó correo electrónico https://helpcenter.okvet.co/. Una vez creada la solicitud mediante el ticket de soporte se genera una alerta en el departamento de soporte y a su vez se confirma con el cliente que se ha generado un nuevo ticket a través del correo electrónico inscrito para la solicitud.

CICLO DE UNA SOLICITUD DE SOPORTE

Solicitud:
Preferiblemente la solicitud debe emitirse documentada (pantallazos, secuencias del proceso ejecutado, mensaje exacto de error, caso de prueba, etc.) para facilitar la gestión de la solicitud.

Recepción:
El departamento de soporte recibe la solicitud y realiza la gestión como se indica en la sección Requerimientos del presente documento.

Diagnostico:
El encargado de soporte hace la revisión de la solicitud de acuerdo a la documentación y casos de prueba suministrados por el cliente. Durante esta actividad es posible que se requiera información adicional.

Clasificación:
Se clasifica la solicitud y se asigna a un departamento. Para el caso de los defectos se informa la prioridad.

Respuesta:
Se emite la respuesta al cliente por parte de la persona responsable informando el diagnostico, clasificación y tiempo de entrega y/o solución.

Entrega:
Entrega de la respuesta y solución. La entrega pueden realizarse en un mismo evento.

Retroalimentación:
Recibida la respuesta y/o solución, el cliente dispone de 2 días hábiles para dar retroalimentación respecto al cierre del caso.

Seguimiento y cierre:
Recibida la retroalimentación o transcurrido el tiempo establecido, se realiza y notifica al cliente a través del correo el cierre del caso.

PRIORIZACIÓN DEL SERVICIO.

La solicitud recibida se le asigna un tiempo de respuesta de acuerdo al nivel de prioridad, así:

Disponibilidad del servicio (* Solo aplica para infraestructura suministrada por OKVET SAS):
24 / 7 / 365
Para el servicio estándar: 98.8% - 98.2%
Servicio espejo: 99.7% - 100% (solo aplica para sistemas de alta demanda y disponibilidad en los que se incorpora un servidor de conmutación por error) “okvet.co, okpet.app”
En el servicio espejo se cuenta con un servidor adicional de respaldo que en caso de falla del principal el segundo entra en funcionamiento garantizando así la disponibilidad del servicio en casi un 100%.

Excepciones de no disponibilidad del servicio:
En caso extremo de requerir un mantenimiento programado en horas hábiles de nuestros clientes el servicio puede ser suspendido y este notificado con 8 días hábiles antes de dicho procedimiento.

Nota: normalmente los procesos de mantenimiento son programados a horas y días no hábiles de trabajo de nuestros clientes.

RTO (Recovery Time Objective) (* Solo aplica para infraestructura suministrada por OKVET SAS):

El tiempo establecido para recuperación del sistema se encuentra establecido en un tiempo máximo de 24 Horas a partir del suceso y de acuerdo al tipo de desastre que puede ser:

Interno: Daño en uno de los discos duros o componentes del hardware de los servidores.

Externo: Se cuenta con centros de datos en diferentes ubicaciones geográficas que respaldan calamidades de tipo ambiental. Estos se encuentran separados a una distancia de 10 kilómetros aproximadamente o en caso de ser necesario en locaciones totalmente aisladas (centros de datos en otros países)

RPO (Recovery Point Objective):

El punto de restauración bajo desastre es de 1 día de diferencia en la información ya que las copias de seguridad están programadas a realizar a una hora específica de cada día.

CALIFICACIÓN DEL SERVICIO

Una vez realizado el cierre de una solicitud de servicio se enviará automáticamente al cliente una notificación para que realice una evaluación del servicio prestado, donde se consideren criterios de calidad, oportunidad en tiempo de respuesta y solución.

NOTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS EN EL NIVEL DE SERVICIO

El tiempo estipulado para notificar sobre algún cambio en el nivel de servicio es de 3 meses.

Informes de nivel de servicio.

Cada seis meses se generará un extracto de servicio con las solicitudes de servicio de soporte gestionadas, como mecanismo de retroalimentación entre el cliente y la compañía, esto tiene como la finalidad de dar a conocer la trazabilidad de uso y conformidad con el servicio.

DIVULGACIÓN FRENTE A INCIDENTES DE SEGURIDAD

Frente a cualquier incidente que comprometa tanto el servicio como la seguridad de la información de nuestros clientes estos serán notificados del hallazgo e informados oportunamente dando en detalle información del evento encontrado y solución aplicada.

Priorización según su relevancia:

Aviso de usuario

OKVET SAS. Aviso usuario

Efectivo a partir: 1 Septiembre 2019.

Al acceder o utilizar un producto de la nube de OKVET SAS: okvet.co, okpet.app, usted reconoce y acepta que quedará vinculado a la Política de Tratamiento de Datos Personales y a la Política de Uso Aceptable. Usted es responsable de (debe tener la autoridad suficiente para aceptar) todas las acciones que se realizan en o a través de su cuenta del producto de la nube de OKVET SAS., incluyendo cualquier adquisición o uso de productos o servicios de terceros (y divulgación de datos asociados) en relación con el producto de la nube. Si se le ha añadido o invitado a un producto de la nube, la parte que administra dicho producto de la nube controla el uso de ese producto nube, incluyendo pero no limitando la adición o eliminación de ese producto de la nube, la activación o desactivación y permisos de gestión. Cualquier contenido que usted envíe o cargue en el producto de la nube puede ser retenido, a acceder, utilizar, modificar, compartirlo, o eliminarlo por la parte que administra dicho producto de la nube y sus designados. Ver la Política de Tratamiento de Datos Personales.

La cobertura expandida Adición

inicio efectivo: 1 de septiembre 2019

Esta cobertura Adición expandida ( “adenda”) se aplica únicamente al uso de la clasificación de productos de la nube que administra OKVET S.A.S.: okvet.co, okpet.app.
Este adición, forma parte de los Términos de servicio en la nube OKVET SAS: okvet.co, okpet.app. (el “Acuerdo”) únicamente con respecto a dicho uso. Cualquiera de los términos utilizados pero no definidos a continuación tienen los significados establecidos en el Acuerdo.
Este Anexo sólo se aplica a los productos de la nube que administra OKVET S.A.S.: okvet.co, okpet.app
Cualquier referencia de los productos de la nube en las secciones 1 a 3 a continuación se entenderán sólo para incluir la anterior clasificación los productos de la nube. Este Apéndice no se aplica a cualquier otro producto o ediciones.

1. Garantía de rendimiento de alta calidad. Nosotros garantizamos, para su beneficio solamente, que (i) El producto de la nube funcionará en conformidad sustancial con la documentación aplicable y (ii) no vamos a disminuir sustancialmente la funcionalidad o la seguridad general del Producto de la nube durante el periodo de suscripción aplicable. Para mayor claridad, estas garantías adicionales se consideran parte de la Garantía de rendimiento establecidos en la Sección 18 (garantías y de exención de responsabilidad) del Acuerdo y, en consecuencia, están sujetos a la Sección 18.3 (Recurso de garantía) y la Sección 18.4 (Renuncia a la garantía) del Acuerdo.

2. Límite de responsabilidad mejorada para incidentes de datos. “Reclamaciones especiales” significa cualquier incumplimiento por nuestra parte de la Sección 4.1 (Seguridad) o la Sección 16 (Confidencialidad) del Acuerdo resultado a la divulgación no autorizada de sus datos del producto en la nube frente a reclamaciones especiales basadas en la presente Adenda se considera que se excluyen las reclamaciones por efectos de la Sección 19.1 (Exención de daños consecuentes) y la Sección 19.2 (Límite de responsabilidad) del Acuerdo, con sujeción a la disposición siguiente. A PESAR DE LO CONTRARIO EN EL PRESENTE, Y NUESTRA RESPONSABILIDAD TOTAL de nuestros proveedores AL USUARIO DE RECLAMOS especiales no deberá exceder de tres (3) veces el límite de responsabilidad establecido en la Sección 19.2. Esta sección sobrevive a la terminación o expiración de la Adenda, Contrato o Pedido correspondiente.

3. Acuerdo de Nivel de Servicio. Proporcionamos Productos de la nube de acuerdo con el Acuerdo de Nivel de Servicio OKVET SAS..

Política de Tratamiento de Datos Personales

Vigente a partir del 28 de octubre de 2026

1. Quién es el responsable

2. Objeto, alcance y marco legal

Esta política explica cómo OKVET S.A.S. (en adelante, OKVET) recolecta, usa, almacena, comparte, conserva y suprime datos personales, y cómo las personas pueden ejercer sus derechos. Aplica a todas las bases de datos que OKVET trata en Colombia o desde Colombia, sea como responsable o como encargado del tratamiento.

Se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Cuando OKVET preste sus servicios a personas o establecimientos ubicados en otros países, aplicará además las obligaciones que exija la ley de ese país. Esta política se publica en español para todos los países donde OKVET opera. Si OKVET publica traducciones y existen diferencias, prevalece la versión en español, salvo que la ley del país del titular exija otra cosa.

El tratamiento de los datos de candidatos, trabajadores y ex trabajadores se desarrolla en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Trabajadores, que hace parte de esta política.

3. Definiciones

4. Cuándo OKVET es responsable y cuándo es encargado

5. Principios

OKVET aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, solo recoge los datos necesarios para cada finalidad, no usa los datos para finalidades distintas a las informadas y limita el acceso a las personas que lo necesitan para su trabajo.

6. Establecimientos veterinarios y sus usuarios

6.1 Datos que se tratan

Nombre o razón social, documento o NIT, nombre, cargo y datos de contacto de representantes y usuarios, datos de facturación y de pago, plan contratado, historial de soporte y registros de uso y seguridad de la plataforma. Los datos completos de tarjetas los procesa la pasarela de pagos.

6.2 Finalidades

• Crear y administrar la cuenta, autenticar a los usuarios y prestar el servicio contratado.
• Facturar, cobrar, gestionar renovaciones y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Brindar soporte técnico, capacitación e información sobre cambios del servicio.
• Proteger la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y atender requerimientos de autoridades.
• Elaborar estadísticas e informes de uso y mejorar el software y sus funciones, incluidas las de inteligencia artificial, con información agregada o anonimizada.
• Solo con autorización separada: enviar información comercial, publicidad e invitaciones a eventos de OKVET y de OkVet Academy.

6.3 Conservación

Durante la relación comercial y, después, por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y de prescripción de acciones. Al terminar la suscripción, el establecimiento puede descargar su información en los plazos que indiquen los términos y condiciones. Los datos de sus clientes y mascotas se devolverán o suprimirán según su instrucción; sin instrucción, OKVET los conservará bloqueados hasta por un año y luego los suprimirá.

7. Tutores

7.1 Datos que registra el establecimiento veterinario (OKVET como encargado)

Los establecimientos registran en el software datos de sus clientes, como identificación, nombre, datos de contacto, dirección, contacto autorizado, datos de las mascotas, citas, historia clínica veterinaria, facturación y comunicaciones. Frente a estos datos, el responsable es el establecimiento veterinario, que decide para qué los usa y debe contar con la autorización del tutor.

Los recordatorios los envía el establecimiento a través del software. OKVET ofrece un texto estándar y el establecimiento decide si los activa, por qué canales, con qué antelación y con qué frecuencia. Estos mensajes salen a nombre del establecimiento, no incluyen publicidad de OKVET y, frente a ellos, OKVET actúa como encargado.

OKVET trata estos datos solo para prestar el servicio al establecimiento y siguiendo sus instrucciones: almacenarlos, mostrarlos a sus usuarios, generar documentos y enviar los recordatorios y mensajes que el establecimiento active. Cuando el establecimiento lo instruya en los términos y condiciones, OKVET podrá enviar al tutor un mensaje informativo, para que decida si autoriza los usos propios de OKVET del numeral 7.2. Este mensaje no se enviará a quien haya pedido no recibir comunicaciones de OKVET. OKVET no usa estos datos para fines propios sin esa autorización del tutor, ni los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial sin instrucción del establecimiento.

Cada establecimiento solo accede a la información de tutores y mascotas registrada en su propia cuenta. Si un tutor es cliente de varios establecimientos, ninguno ve la información registrada por los demás, salvo la que el propio tutor comparta desde OKPET. Entre establecimientos, la información solo se comparte con las sedes que el titular de la cuenta haya configurado en ella. Si esas sedes son personas jurídicas distintas, quien las configura debe contar con la autorización del tutor para compartir sus datos. Esto no afecta el acceso del personal autorizado de OKVET para soporte previsto en el numeral 10.

Las solicitudes de los tutores sobre estos datos se dirigen al establecimiento veterinario. Si llegan a OKVET, OKVET las atenderá en lo que le corresponda, las remitirá al establecimiento en lo demás y le informará al tutor a quién se remitió.

7.2 Aplicación OKPET y usos propios de OKVET (OKVET como responsable)

Cuando el tutor usa la aplicación OKPET o autoriza directamente a OKVET, OKVET trata sus datos de cuenta, los de sus mascotas y los registros de uso de la aplicación para:

• Crear y administrar su cuenta en OKPET y prestarle los servicios de la aplicación.
• Vincular su cuenta con los establecimientos veterinarios que el tutor elija.
• Brindarle soporte y proteger la seguridad de la aplicación.
• Solo con autorización separada, que puede negar o revocar sin afectar el uso de la aplicación: enviarle información, novedades y beneficios de OKVET u OKPET.
• Solo con autorización separada: compartir sus datos de contacto con los aliados comerciales que se identifiquen en esa misma autorización, para que le ofrezcan sus productos o beneficios. Cada aliado será responsable del uso que haga de esos datos.

Para crear una cuenta en OKPET el tutor debe ser mayor de 18 años. Puede eliminar su cuenta desde la aplicación. Los datos de la cuenta se conservan mientras esté activa y se suprimen cuando el tutor la elimina, salvo los que deban conservarse por ley. Los de comunicaciones comerciales, hasta que el tutor revoque la autorización.

8. Visitantes de la web, prospectos y OkVet Academy

OKVET trata los datos que las personas entregan en formularios, solicitudes de demostración, chats e inscripciones a las charlas de OkVet Academy para responder sus solicitudes, inscribirlas, enviarles el material y, si lo autorizan, información comercial de OKVET. Los datos de los inscritos solo se comparten con la marca que patrocina una charla cuando la persona lo autoriza en una casilla separada que identifica a esa marca.

Los datos de prospectos e inscritos se conservan por dos años desde el último contacto o hasta que la persona revoque su autorización.

La web usa cookies y tecnologías similares, propias y de terceros como el píxel de Meta y Google Tag Manager, para su funcionamiento, para medir visitas y para mostrar publicidad de OKVET. El visitante puede bloquearlas o borrarlas desde la configuración de su navegador y, cuando esté disponible, desde el aviso de cookies del sitio. Bloquear las cookies publicitarias no impide usar el sitio.

9. Proveedores, contratistas y aliados

OKVET trata los datos de contacto de los representantes y empleados de sus proveedores, contratistas y aliados para seleccionarlos, celebrar y ejecutar los contratos, pagar y cumplir sus obligaciones legales.

10. Datos sensibles y de menores de edad

OKVET no solicita datos sensibles a los establecimientos ni a los tutores. Cuando sea necesario tratar un dato sensible, se informará que el titular no está obligado a autorizarlo, se pedirá una autorización expresa y separada y se aplicarán medidas reforzadas de seguridad. La historia clínica de la mascota se trata con reserva y solo la consultan el establecimiento que la registra, las personas que este autorice y el personal autorizado de OKVET cuando sea necesario para prestar soporte.

OKVET no dirige sus servicios a menores de edad. Si llega a tratar datos de un menor, lo hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal.

11. Autorización

OKVET se compromete a enviar sus comunicaciones comerciales solo por los canales que el titular autorizó, en los días, horarios y frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023, y a respetar las solicitudes de no ser contactado.

OKVET pide la autorización a más tardar al momento de recoger los datos, por medios que permitan conservar prueba de ella: casillas que el titular marca, clics de aceptación, mensajes de confirmación o documentos firmados. Las casillas de finalidades opcionales no vienen marcadas. En los formularios en que aún se está implementando la casilla correspondiente, OKVET no usa los datos para finalidades opcionales hasta obtener la autorización.

De cada autorización OKVET guarda la versión del texto aceptado, la fecha, la hora y el usuario desde el que se dio.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del Registro Civil.

12. Encargados y transmisión internacional de datos

OKVET se apoya en proveedores que tratan datos por cuenta de OKVET, como el servicio de nube, la mensajería, el correo electrónico, las pasarelas de pago, la analítica y las herramientas de inteligencia artificial. OKVET exige a sus proveedores condiciones contractuales que les obligan a tratar los datos solo según sus instrucciones y con medidas de seguridad, en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Los servidores de la plataforma están en los Estados Unidos de América, en la infraestructura de Google Cloud. Por eso los datos se transmiten a ese país, a Google como encargado, bajo las condiciones de transmisión del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Los Estados Unidos están además en la lista de países con nivel adecuado de protección de la SIC. Cuando se usen proveedores en otros países, OKVET verificará que cuenten con un nivel adecuado de protección o celebrará el contrato de transmisión correspondiente.

OKVET no vende datos personales. Solo los transfiere a terceros con autorización del titular o en los casos previstos en la ley.

13. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera.
• Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos (artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015).
• Acceder en forma gratuita a sus datos.
• Presentar quejas ante la SIC, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante OKVET.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien estipule a favor de otro, acreditando su calidad.

14. Cómo presentar consultas y reclamos

• Si el reclamo está incompleto, OKVET pedirá completarlo dentro de los 5 días siguientes a su recibo. Si pasan 2 meses sin que se complete, se entenderá que se desistió.
• Dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de un reclamo completo, OKVET incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" hasta que se decida.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de 2 días hábiles e informará al titular.
• La solicitud de no recibir publicidad solo afecta las comunicaciones comerciales de OKVET. No suspende los mensajes propios del servicio. Si el titular pide no recibir mensajes de un establecimiento veterinario, OKVET remitirá la solicitud a ese establecimiento, que decide sobre sus comunicaciones.

15. Seguridad e incidentes

OKVET aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos, como control de accesos por rol, doble factor de autenticación para el equipo, firewall de aplicaciones, herramientas de detección de vulnerabilidades y análisis de código. Las personas que acceden a datos personales tienen deber de confidencialidad.

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, OKVET lo reportará a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección, informará a los establecimientos afectados cuando actúe como su encargado y tomará las medidas para contenerlo.

16. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 28 de octubre de 2026 y reemplaza todas las políticas, avisos y versiones anteriores publicados por OKVET. Esta versión se informa a los titulares el mismo día de su publicación. Los datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades informadas y durante los plazos legales. Los cambios sustanciales se informarán a los titulares antes de aplicarlos, por la web, la aplicación o el correo electrónico, y cuando cambien las finalidades se pedirá una nueva autorización. OKVET conserva las versiones anteriores de esta política.

Propiedad de la cuenta

La propiedad de la cuenta incluye toda la información contenida en la licencia del software de la nube creado por el usuario okvet.co, OkPet.

El propietario o propietaria de la información ingresada en cualquiera de nuestros productos de software en la nube okvet.co, OkPet. es del usuario creador de dicha licencia y que aparece con perfil administrador. La verificación de la propiedad puede realizarse por medio del correo electrónico y/o con el numero móvil suministrado al momento de crear la cuenta mediante la opción Recuperar contraseña.

Para cambiar la propiedad de la cuenta a un usuario diferente al que registra como propietario creador de la licencia, será necesario una autorización por escrito y autenticada del usuario que figura como administrador principal creador de la licencia, especificando el nombre, correo electrónico y/o número de móvil del nuevo propietario, y debe anexar fotocopia del documento de identidad tanto del propietario actual de la licencia, como el nuevo propietario.

Política de uso aceptable

Inicio efectivo: 1 de septiembre de 2019

Aquí en OKVET SAS., nuestro objetivo es ayudarlo a usted y a su equipo a hacer el mejor trabajo de sus vidas, todos los días. Para hacer esto, necesitamos mantener nuestros productos y servicios funcionando sin problemas, rápidamente y sin distracciones. Para que esto suceda, necesitamos su ayuda y la de todos nuestros usuarios. Necesitamos que no haga mal uso o abuso de nuestros productos y servicios.

Para describir exactamente lo que queremos decir con "mal uso" o "abuso", y ayudarnos a identificar tales transgresiones, y reaccionar en consecuencia, hemos creado esta Política de uso aceptable. Según esta política, nos reservamos el derecho de eliminar contenido que sea inconsistente con el espíritu de las pautas, incluso si es algo que no está prohibido por la letra de la política. En otras palabras, si hace algo que no está listado aquí literalmente, pero se ve o es similar a algo listado aquí, aún podemos eliminarlo.

Verá mucho la palabra "servicios" en toda esta página. Eso se refiere a todos los sitios web que son propiedad y operados por OKVET SAS: okvet.co, okpet.app y todos los sitios web, subdominios y páginas relacionados, así como a cualquier servicio de la nube operado por OKVET SAS..

Use su criterio, y seamos amables entre nosotros para que podamos seguir creando grandes cosas. Puede encontrar toda la letra pequeña legal en la parte inferior de esta página.

Esto es lo que no permitiremos:

Ruptura

• Comprometer la integridad de nuestros sistemas. Esto podría incluir probar, escanear o probar la vulnerabilidad de cualquier sistema o red que aloja nuestros servicios.
• Alterar, realizar ingeniería inversa o piratear nuestros servicios, eludir cualquier medida de seguridad o autenticación, o intentar obtener acceso no autorizado a los servicios, sistemas, redes o datos relacionados
• Modificar, deshabilitar o comprometer la integridad o el rendimiento de los servicios o sistemas, redes o datos relacionados
• Descifrar cualquier transmisión hacia o desde los servidores que ejecutan los servicios
• Vulnerar o intentar Vulnerar nuestra infraestructura al imponer una carga irrazonablemente o grande en nuestros sistemas que consuman recursos extraordinarios (CPU, memoria, espacio en disco, ancho de banda, etc.), tales como:
• El uso de "robots", "arañas", "lectores fuera de línea" u otros sistemas automatizados para enviar más mensajes de solicitud a nuestros servidores de lo que un humano podría enviar razonablemente en el mismo período de tiempo utilizando un navegador normal
• Ir más allá de los parámetros de uso para cualquier servicio dado como se describe en su documentación correspondiente
• Consumir una cantidad irrazonable de almacenamiento, de una manera que no esté relacionada con los fines para los que se diseñaron los servicios.

Actividades ilícitas

• Tergiversación de usted mismo, o disfrazar el origen de cualquier contenido (incluso mediante "suplantación de identidad", "phishing", manipulación de encabezados u otros identificadores, suplantación de identidad de otra persona, o implicarse falsamente con cualquier patrocinio o asociación con OKVET SAS. o un tercero)
• Usar los servicios para violar la privacidad de otros, incluida la publicación o re publicación de información privada y confidencial de otras personas sin su permiso expreso, o recopilar información personal de otras personas (incluidos los nombres de cuenta o la información) de nuestros servicios.
• Usar nuestros servicios para acechar, acosar o publicar amenazas directas y específicas de violencia contra otros.
• Usar los Servicios para cualquier propósito ilegal o en violación de cualquier ley (incluidas, entre otras, leyes de datos, privacidad y control de exportaciones)
• Acceder o buscar cualquier parte de los servicios por cualquier medio que no sea nuestras interfaces públicas (por ejemplo, "raspado")
• Usar meta etiquetas o cualquier otro "texto oculto", incluyendo los nombres de productos o marcas registradas de OKVET SAS. o de nuestros proveedores

Comunicaciones inapropiadas

• Usar los servicios para generar o enviar comunicaciones no solicitadas, publicidad, cadenas de cartas o correo no deseado.
• Solicitar a nuestros usuarios con fines comerciales, a menos que OKVET SAS. lo permita expresamente.
• Desacreditar a OKVET SAS. o nuestros socios, proveedores o afiliados.
• Promocionar o publicitar productos o servicios que no sean los suyos sin la autorización correspondiente

Contenido inapropiado

• Publicar, cargar, compartir, enviar o proporcionar contenido que:
• Infringe la propiedad intelectual u otros derechos de OKVET SAS. o de un tercero, incluidos cualquier derecho de autor, marca registrada, patente, secreto comercial, derechos morales, derechos de privacidad de publicidad, o cualquier otro derecho de propiedad intelectual o derecho de propiedad o contractual
• Sea engañoso, fraudulento, ilegal, obsceno, difamatorio, calumnioso, amenazante, dañino para menores, pornográfico (incluida la pornografía infantil, que eliminaremos e informaremos a las fuerzas del orden, incluido el Centro Nacional para Niños Desaparecidos y Explotados), indecente, acosador, odioso.
• Fomente conductas ilegales o tortuosas o que de otra manera es inapropiada
• Ataca a otros en función de su raza, origen étnico, nacionalidad, religión, sexo, género, orientación sexual, discapacidad o afección médica.
• Contiene virus, bots, gusanos, exploits de scripts u otros materiales similares.
• Está destinado a ser difamatorio.
• De lo contrario, podría causar daños a OKVET SAS. o cualquier tercero.

En esta Política de uso aceptable, el término " contenido " significa: (1) cualquier información, datos, texto, software, código, guiones, música, sonido, fotos, gráficos, videos, mensajes, etiquetas, características interactivas u otros materiales que usted publica, carga, comparte, envía o proporciona de cualquier otra forma a los servicios y (2) cualquier otro material, contenido o información que proporcione a OKVET SAS. o use con los Servicios.

Sin tener ninguna afectación para nosotros, OKVET SAS. Puede rescindir o suspender de forma permanente o temporal la cuenta de un usuario o el acceso a los servicios sin previo aviso o responsabilidad de OKVET SAS. (a su exclusivo criterio) si determina que un usuario ha violado esta Política de uso aceptable.

Inicio efectivo: 1 de Junio de 2023

1. Registro y límite de registros:

1.1. El sistema Okvet ofrece una versión gratuita para el uso de los usuarios, sujeta a un límite de registros establecido en 1000 registros de historia clínica.
1.2. El límite de registros para la versión gratuita se establece claramente en los términos y condiciones de uso, y su cumplimiento es obligatorio.
1.3. Una vez que se haya alcanzado el límite de registros permitidos en la versión gratuita, el usuario deberá actualizar a una versión paga del sistema Okvet para continuar utilizando el servicio.

2. Actualización a una versión paga:

2.1. El usuario tiene la opción de actualizar a una versión paga del sistema Okvet para acceder a beneficios adicionales y eliminar las restricciones de la versión gratuita.
2.2. Al adquirir una versión paga, el usuario deberá seguir los procedimientos establecidos por Okvet para realizar el pago correspondiente y completar el proceso de actualización.
2.3. Una vez que el usuario ha adquirido una versión paga, no podrá solicitar un reembolso a menos que se cumplan las condiciones establecidas en la política de reembolso de Okvet.

3. Regreso a la versión gratuita:

3.1. En caso de que un usuario haya actualizado a una versión paga, pero desee regresar a la versión gratuita, debe tener en cuenta que este proceso puede llevar un tiempo de hasta 48 horas para que los cambios se reflejen en su cuenta.
3.2. Durante este período de transición, el usuario no tendrá acceso a las funcionalidades y beneficios adicionales proporcionados por la versión paga.
3.3. Okvet no se hace responsable de ninguna pérdida de datos o información durante el proceso de regreso a la versión gratuita. Se recomienda al usuario tomar medidas necesarias para respaldar y salvaguardar sus datos antes de iniciar dicho proceso.
3.4. Al regresar de una versión paga a la versión gratuita si su cuenta ya ha superado el límite de registros de la versión gratuita el sistema quedará en modo lectura lo cual le impedirá el ingreso de nuevos registros, durante el proceso de transición (48 horas) el sistema quedará inactivado hasta que se culmine el cambio a la versión gratuita, una vez finalizado este tiempo se podrá usar el sistema con normalidad.

4. Limitación y conservación de datos en la capa gratuita:

4.1. Alcance de la capa gratuita: El acceso a la versión gratuita del software OkVet se encuentra limitado a los recursos, funcionalidades y capacidad definidos por la compañía. Una vez agotados dichos recursos, la cuenta del usuario pasará automáticamente a un estado de solo lectura, lo que implica la imposibilidad de generar, editar o registrar nueva información dentro del sistema.
4.2. Disponibilidad de la información: En el estado de solo lectura, la información previamente registrada permanecerá accesible para el usuario con el único fin de consulta y descarga, durante un período máximo de ocho (8) días calendario, contados a partir del momento en que se produzca la limitación mencionada.
4.3. Conservación y eliminación: Transcurrido el plazo antes señalado, los datos e información de la cuenta gratuita serán eliminados de manera definitiva e irreversible del sistema, sin responsabilidad alguna para la compañía por su conservación, pérdida o recuperación, salvo que el usuario haya realizado el cambio de plan a la versión PRO antes del vencimiento del término.
4.4. Continuidad del servicio: La actualización a la versión PRO dentro del período de ocho (8) días permitirá la continuidad plena del servicio, manteniendo la integridad y disponibilidad de la información sin interrupciones ni pérdida de datos.

Modificaciones y actualizaciones:

5.1. Okvet se reserva el derecho de realizar modificaciones, actualizaciones o mejoras en el sistema y sus funcionalidades en cualquier momento y sin previo aviso.
5.2. Estas modificaciones y actualizaciones podrían afectar tanto a la versión gratuita como a la versión paga del sistema Okvet. Los usuarios serán informados sobre los cambios relevantes en la medida de lo posible.

Uso responsable:

6.1. Los usuarios deben utilizar el sistema Okvet de manera responsable y cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables en su jurisdicción.
6.2. Queda estrictamente prohibido cualquier uso indebido, fraudulento o malicioso del sistema Okvet, y puede resultar en la terminación de la cuenta del usuario y la toma de acciones legales correspondientes, según sea necesario.

Al utilizar el sistema Okvet, usted acepta cumplir con esta política de uso en su totalidad. Okvet se reserva el derecho de tomar medidas legales en caso de infringir lo dispuesto en nuestras políticas de uso.

Términos y condiciones importación de datos

Inicio efectivo: 1 de julio de 2026

1. Condiciones generales del servicio

Okvet ofrece a sus clientes el servicio de migración de información proveniente de otros sistemas de gestión veterinaria, con el propósito de facilitar la transición hacia nuestra plataforma y permitir la continuidad operativa de los establecimientos veterinarios.

Este servicio se ofrece de forma gratuita, siempre y cuando la información sea suministrada por el cliente de manera estructurada, organizada, unificada por cada fuente o categoría de información y en formatos compatibles con los procesos de importación de Okvet.

La prestación gratuita del servicio estará sujeta a la verificación y aprobación técnica de los archivos entregados.

2. Requisitos para la migración gratuita

Para acceder al servicio de migración sin costo, el cliente deberá suministrar la información cumpliendo las siguientes condiciones:

• Formato: Los archivos deberán entregarse preferiblemente en formato Excel (.xlsx) o CSV (.csv).
• Estructura: Cada categoría de información deberá estar consolidada en un único archivo o conjunto de datos estructurado, con columnas claramente identificadas y registros organizados.
• Unificación: No se aceptarán como parte del proceso gratuito archivos fragmentados, dispersos o distribuidos en múltiples documentos sin una estructura uniforme que permita su procesamiento.
• Identificadores: Los registros deberán conservar identificadores únicos que permitan establecer correctamente las relaciones entre propietarios, mascotas, historias clínicas y demás información.
• Integridad: La información deberá encontrarse organizada, ser coherente y contener los campos mínimos requeridos para cada categoría.
• Compatibilidad: Los archivos deberán permitir su procesamiento mediante los mecanismos habituales de importación de Okvet, sin requerir desarrollos personalizados, reconstrucción manual de información ni procesos extraordinarios de transformación de datos.

3. Categorías de información admitidas

Okvet podrá realizar la migración de las siguientes categorías de información, siempre que se encuentren disponibles, debidamente estructuradas y cumplan con los campos mínimos requeridos:

Categoría	Información mínima requerida
Propietarios	Nombre, apellidos, tipo y número de documento, celular.
Mascotas	Nombre, especie, raza, sexo e identificador del propietario.
Consultas médicas	Fecha, motivo, anamnesis, detalles de consulta e identificador de mascota.
Vacunaciones	Fecha, vacuna aplicada e identificador de mascota.
Desparasitaciones	Fecha, producto aplicado e identificador de mascota.
Fórmulas médicas	Fecha, diagnóstico presuntivo, observaciones, medicamentos formulados e identificador de mascota.
Hospitalizaciones	Fecha de ingreso, fecha de salida, tipo, motivo, observaciones e identificador de mascota.
Cirugías	Fecha, procedimiento, descripción, observaciones e identificador de mascota.
Exámenes	Fecha, profesional solicitante, nombre del examen, diagnóstico presuntivo e identificador de mascota.
Imagenología	Fecha, signos clínicos, diagnóstico, tipo de ayuda diagnóstica e identificador de mascota.
Seguimientos	Fecha, observaciones e identificador de mascota.
Remisiones	Fecha, profesional, entidad de destino, motivo o procedimiento e identificador de mascota.

Cuando existan registros relacionados entre sí, como seguimientos de hospitalización, deberán suministrarse los identificadores necesarios para establecer dichas relaciones.

La disponibilidad de estas categorías no implica que todos los campos o formatos del sistema de origen sean compatibles con Okvet. La información adicional será evaluada según las capacidades de importación de la plataforma.

4. Migraciones que requieren procesamiento adicional

Cuando la información suministrada no cumpla las condiciones anteriormente descritas, Okvet podrá ofrecer un servicio adicional de preparación, normalización, reconstrucción, transformación o relacionamiento de datos.

Estas actividades podrán comprender, entre otras:

• Consolidación de información distribuida en múltiples archivos.
• Procesamiento de archivos con estructuras inconsistentes o no estandarizadas.
• Reconstrucción de relaciones entre propietarios, mascotas e historias clínicas.
• Identificación y tratamiento de registros duplicados o inconsistentes.
• Desarrollo de herramientas o procesos especiales para interpretar y transformar información.
• Utilización de herramientas de automatización o inteligencia artificial para apoyar el procesamiento de los datos.

Estas actividades no están incluidas en el servicio gratuito de migración y podrán generar costos adicionales, que serán evaluados y cotizados previamente por Okvet de acuerdo con la complejidad, cantidad, calidad y estructura de los archivos entregados.

Ningún servicio adicional que genere costos será ejecutado sin la aceptación previa del cliente respecto de su alcance y valor.

5. Responsabilidad sobre la información suministrada

El cliente será responsable de obtener, respaldar, verificar y suministrar la información que desee migrar, así como de garantizar que cuenta con las autorizaciones y facultades necesarias para su tratamiento y transferencia a Okvet.

La responsabilidad sobre la calidad, exactitud, integridad, consistencia y correcta identificación de los registros entregados corresponde al cliente.

Okvet realizará el proceso de migración utilizando la información suministrada y los mecanismos técnicos disponibles. No obstante, no garantiza la corrección de errores preexistentes, datos incompletos, inconsistencias, duplicidades o relaciones incorrectas provenientes del sistema de origen.

Cuando los archivos carezcan de identificadores o relaciones suficientes, Okvet no estará obligada a reconstruir o asociar información mediante suposiciones o interpretaciones que puedan comprometer la integridad de los registros.

6. Alcance y limitaciones del servicio

El servicio de migración tiene como finalidad importar a Okvet la información compatible y técnicamente procesable, sin que ello implique necesariamente la reproducción exacta de la estructura, presentación, funcionalidades o totalidad de los registros del sistema anterior.

La migración estará sujeta a las siguientes condiciones:

• La viabilidad técnica será determinada mediante una revisión de los archivos recibidos.
• Okvet podrá solicitar correcciones, ajustes o información complementaria antes de iniciar el proceso.
• Podrán excluirse registros que no cumplan los requisitos mínimos de integridad o compatibilidad, previa información al cliente.
• Los archivos adjuntos, imágenes diagnósticas, documentos externos y otros contenidos no estructurados estarán sujetos a evaluación específica de compatibilidad.
• Los tiempos de ejecución dependerán del volumen de datos, la calidad de los archivos y la complejidad del proceso.
• La utilización de herramientas automatizadas o inteligencia artificial no constituye una garantía de recuperación, reconstrucción o asociación correcta de información incompleta.

Okvet podrá suspender o rechazar una solicitud de migración cuando existan limitaciones técnicas, riesgos para la integridad de la información o incumplimiento de los requisitos establecidos.

7. Validación y aceptación de la migración

Una vez finalizado el proceso, Okvet pondrá a disposición del cliente la información migrada para su revisión, de acuerdo con el procedimiento de validación que se establezca.

El cliente será responsable de comprobar que los registros importados correspondan con la información suministrada y de reportar oportunamente las inconsistencias que identifique.

Okvet evaluará y corregirá, cuando resulte técnicamente posible, los errores atribuibles directamente al proceso de importación ejecutado por su equipo, dentro del alcance previamente acordado.

Las inconsistencias derivadas de errores, omisiones o deficiencias de los archivos originales podrán requerir ajustes por parte del cliente o servicios adicionales.

8. Protección y tratamiento de datos personales

El cliente deberá garantizar que la información suministrada para su migración ha sido obtenida y tratada conforme a la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones colombianas aplicables.

Okvet tratará la información recibida exclusivamente para las finalidades autorizadas y relacionadas con la prestación del servicio, conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales y a las obligaciones legales y contractuales correspondientes.

El tratamiento de información clínica veterinaria, datos personales de propietarios y demás registros se realizará aplicando las medidas técnicas, organizativas y de seguridad correspondientes.

9. Aceptación de condiciones

Al solicitar el servicio de migración, el cliente declara conocer y aceptar las condiciones técnicas, operativas y económicas aquí establecidas.

La gratuidad del servicio está condicionada al cumplimiento de los requisitos de estructura, unificación, integridad y compatibilidad de los archivos suministrados. Cualquier actividad extraordinaria necesaria para adecuar la información podrá ser objeto de una cotización independiente, cuya aceptación será voluntaria y previa a su ejecución.

Información importante

El uso de cualquiera de nuestros servicios okvet.co, okpet.app y todos los sitios web, subdominios y páginas relacionados, así como a cualquier servicio de la nube operado por OKVET SAS, quiere decir que acepta los acuerdos de nivel de servicio, el aviso de usuario, la cobertura expandida adición, la política de datos personales, la política de privacidad y la política de uso aceptable expuestas en el presente documento, cualquier desacuerdo con el presente documento debe dejar de usar inmediatamente los servicios de OKVET SAS y notificar dicho desacuerdo al siguiente correo electrónico: servicioalcliente@okvet.co .